So wird Ihre Firmenfeier ein Erfolg.

Was es für einen erfolgreichen Event braucht.

Ob ein Sommerfest, weihnachtliche Firmenfeier oder grosser Unternehmensevent anlässlich eines Jubiläums für all Ihre geschäftlichen Kontakte: Mit ein paar Überlegungen im Vorfeld, genügend Zeit zum Organisieren und ein bisschen Experten-Unterstützung wird Ihre Veranstaltung ein Erfolg.

Es ist grossartig, dass Sie ein Firmenevent planen! Solche Veranstaltungen sind eine hervorragende Gelegenheit, um den Teamgeist zu stärken, Kontakte zu intensivieren und das Image Ihres Unternehmens zu fördern. Damit Ihr Event ein voller Erfolg wird, hier einige Tipps und Überlegungen:

1. Ziel festlegen:
   Überlegen Sie, was Sie mit dem Firmenevent erreichen möchten. Geht es um Teamstärkung, offizielle Ankündigungen oder die Imageförderung?
2. Zielgruppe beachten:
   Der Charakter des Events hängt von den Teilnehmern ab. Eine lockere Betriebsfeier eignet sich, um Kollegen besser kennenzulernen. Für Abteilungsübergreifendes sollten Sie mehr planen und externe Experten einbeziehen.
3. Location und Programm:
   Wählen Sie eine passende Location und gestalten Sie das Programm entsprechend. Ob Meet-and-Greet, Business-Lunch oder Gala-Dinner – alles sollte zum Charakter des Firmenevents passen.
4. Budget:
   Achten Sie darauf, dass Ihre Ideen im finanziellen Rahmen bleiben. Erstellen Sie einen detaillierten Kostenplan für Rahmenprogramm, Personal, Catering und Werbemittel.

Feste soll man feiern, wie sie fallen. Das gilt nicht nur für feierwütige Müssiggänger, sondern auch (und sogar ganz besonders) für Unternehmen jeder Grösse. Warum? Weil es immer einen Grund zum Feiern gibt. Unabhängig vom Anlass. So sind interne Betriebsfeiern genauso wie Events für Ihre Kundschaft oder Firmenveranstaltungen für Geschäftskontakte ein wichtiges und äusserst effektives Mittel, um emotionale Bindungen zwischen sonst ausschliesslich beruflich verknüpften Menschen zu generieren. Die Voraussetzung hierfür ist jedoch eine stimmige Atmosphäre, ein passendes Programm und eine ausreichende Bewerbung des Events vorab.

Ziel festlegen: Was möchten Sie mit Ihrem Firmenevent erreichen?

Mit internen Betriebsfeiern können Sie Ihr Team für gute Leistungen belohnen oder vorab Motivation für eine besonders anstrengende Phase des Jahres erzeugen. Doch auch abseits des klassischen Sommerfestes und der obligatorischen Weihnachtsfeier schweissen selbst kleine abteilungsinterne Veranstaltungen zusammen. Denn hier lernen sich Kolleginnen und Kollegen im Privaten kennen, haben Raum, sich über berufsunabhängige Interessen auszutauschen und in gemütlicher Atmosphäre zu diskutieren. Doch auch externe Firmenevents haben ihre Daseinsberechtigung, zum Beispiel für Geschäftskontakte, langjährige Kundinnen und Kunden oder potenzielle Investorinnen und Investoren. Hier lassen sich Kontakte intensivieren, persönliche und berufliche Interessen verknüpfen und Soft-Skills einbringen. Das Kredo lautet also: Formulieren Sie ein konkretes Ziel für Ihre Veranstaltung!

• Geht es Ihnen um die Stärkung von Teamgeist?
• Wollen Sie das Fest nutzen, um offizielle Ankündigungen und Neuigkeiten zu promoten?
• Oder möchten Sie Ihren guten Namen ins Zentrum des öffentlichen Interesses rücken, um neue Kundschaft anzuwerben bzw. Ihr Image zu stärken?

Indem Sie Ihrem Betriebsevent, Firmenjubiläum oder dem Sommerfest für Firma oder Verein einen eigenen Charakter verleihen, sichern Sie sich einen Platz im Gedächtnis Ihrer Zielgruppe.

Zielgruppe: Mit wem Sie feiern, bestimmt den Charakter Ihres Events

Weiterhin passen Sie den Charakter Ihres Firmenevents an Ihre Ziele an. Ihre Kolleginnen und Kollegen sollen sich einfach besser kennenlernen? Dann tut´s eine lockere Betriebsfeier in ungezwungener Atmosphäre allemal. Beispielsweise im Nebenzimmer eines Restaurants in Ihrer Nähe oder sogar an öffentlichen Grillplätzen. Geht es hingegen darum, verschiedene Abteilungen zusammenzubringen, sich über Arbeitsabläufe auszutauschen und diese zu optimieren? Das braucht schon mehr Planung. Hier benötigen Sie nicht nur eine Location mit genügend Platz, sondern auch Raum für Ideen, Moderationsequipment und externe Personen, die Ihre Veranstaltung mit Ihrem Know-How anreichern.

Ein Firmenevent für Kundschaft oder Geschäftskontakte kann für Ihr Unternehmen zu einem echten Aushängeschild werden. Auch hier gilt: Location, Rahmenprogramm und Equipment müssen an den Zweck Ihrer Veranstaltung angepasst werden. Meet-and-Greet, Business-Lunch oder Gala-Dinner – nach dem Charakter Ihres Firmenevents richtet sich quasi von der Location über die Bestuhlung bis hin zum Catering alles.

Finanzen: Wie viel Budget steht zur Verfügung?

Natürlich dürfen all Ihre Ideen für die Firmenfeier nicht den Rahmen des Budgets sprengen. Reichen Ihre Finanzen für eine edle Eventlocation oder lässt sich die Feier im eigenen Gebäude durchführen? Bedenken Sie, dass auch genügend finanzieller Spielraum für Rahmenprogramm, Personal, Catering, Werbemittel, Dekoration und Bewerbung der Veranstaltung übrig bleiben sollte. Am besten stellen Sie einen detaillierten Plan mit allen Kostenstellen auf.

Zeitplan: Wann soll das Fest stattfinden?

Eine Infoveranstaltung für potenzielle Auszubildende in den Sommerferien ergibt keinen Sinn, genauso wenig wie ein Kundenevent für Einzelhändler in der Vorweihnachtszeit. Finden Sie heraus, wann Ihre Zielgruppe Zeit hat und legen Sie Ihre Veranstaltung in diesen Zeitraum. Haben Sie ein Datum für die Firmenfeier fixiert, so gilt es, einzelne Meilensteine zu terminieren. Indem Sie einen grosszügig bemessenen Zeitplan aufstellen, können Sie ein realistisches Datum definieren und alle benötigten Services und Werbemittel rechtzeitig beschaffen. Hier fragen Sie beispielsweise ab:

• Ab wann ist eine Location mit gewünschtem Ambiente frei?
• Besteht zum angedachten Zeitpunkt eine gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr oder ist vielleicht ein Shuttleservice nötig?
• Wie schnell steht ein professionelles Cateringteam zur Verfügung?
• Bis wann kann die erforderliche Werbetechnik beschafft werden?
• Wann müssen die Einladungen raus?
• Und ganz wichtig: Wer ist für welchen Punkt auf der Agenda zuständig?

Optionale Überlegung:

• Gibt es auch genügend Schlafmöglichkeiten und Parkplätze in direkter Nähe?
• Sind Bewilligungen erforderlich?

Die Einladung: Machen Sie Lust auf Ihre Firmenveranstaltung

Der erste Berührungspunkt von Gästen mit Ihrer Veranstaltung: Die Einladung. Achten Sie deshalb darauf, kein 08/15-Schreiben zu verschicken. Ein unbedrucktes Kuvert, dazu ein langweiliger Geschäftsbrief und nicht einmal eine persönliche Unterschrift? Nicht bei Ihrer Firmenfeier. Verschicken Sie eine schön aufgemachte, persönliche Einladungskarte. Damit machen Sie garantiert auf sich aufmerksam! Falls Sie ein grösseres Firmenevent planen und das Verschicken nicht selbst übernehmen möchten, unterstützen wir Sie gerne.

Kleiner Tipp: Machen Sie sich frühzeitig Gedanken über die Gäste, die Sie einladen wollen. Erstellen Sie eine Liste und tragen Sie laufend die Namen Ihrer Gäste ein, denn eine Gästeliste mit allen Adressen lässt sich in den allermeisten Fällen nicht innert wenigen Minuten aus dem Hut zaubern.

Die Weihnachtsfeier als das Fest der Feste

Weihnachten ist die Zeit, um einfach mal Danke zu sagen. Und das nicht nur durch geschäftliche Weihnachtsgrüsse oder sinnvolle Mitarbeitergeschenke, sondern vor allem auch an der betriebsinternen Weihnachtsfeier! Denn wann kommen die Kolleginnen und Kollegen schon in einem so festlichen Rahmen und bei derart ausgelassener Stimmung zusammen? Eben! Dabei gilt für eine Weihnachtsfeier exakt das Gleiche, wie für alle anderen gelungenen Firmenfeste. Laden Sie Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig ein. Schliesslich ist die Vorweihnachtszeit für viele Ihrer Angestellten eher wenig besinnlich, sondern voll von Terminen, Verpflichtungen und Deadlines. Sorgen Sie also mit einer kreativen Weihnachtseinladung schon im Oktober für einen Hauch festlicher Stimmung.

Ab dann gehen Sie wie gehabt vor: rechtzeitig ein Team bilden, das sich um die Organisation kümmert, ein Budget erstellen und den Charakter der Veranstaltung planen. Eine ruhige Zusammenkunft in kleinen Teams passt hervorragend in ein traditionelles Restaurant. Eine waschechte Weihnachtsparty hingegen gehört in den angesagtesten Club der Stadt. Und wenn Sie mit Ihrer gesamten Belegschaft anstossen möchten, müssen Sie vielleicht besser ins lokale Kongresszentrum oder auf eine Event-Locations ausweichen. Auch hier gilt: Klären Sie die Verfügbarkeit frühzeitig ab!

Vorher an das Nachher denken

Was passiert, wenn die Jubiläumsfeier stattgefunden hat? Machen Sie sich bereits vor dem Event Gedanken, ob nach der Veranstaltung eine Nachfassaktion erfolgen soll. Wird eine Fotogalerie erstellt? Gerade an Events mit externen Gästen ist es nicht unüblich, dass diese ein Geschenk mitbringen. Wie verdanken Sie diese?

Tipp: Sorgen Sie dafür, dass es einen Platz gibt, wo die Gäste allfällige Geschenke deponieren können. Und schreiben Sie am besten auf eine Etikette den Namen oder die Firma des Schenkenden auf und kleben Sie diese Etikette auf das Geschenk. So wissen Sie auch nach dem Aufräumen noch ganz sicher, welches Geschenk von wem stammt.

Fazit: Es steckt ganz schön viel Arbeit hinter einem Event. Mit genügend Vorlaufzeit, einer guten Planung und allenfalls externen Unterstützung legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Feier.

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